Transmiterea somatiilor de plata

Potrivit dispozitiilor art. 50 din Legea nr. 230/2007, Asociatia de proprietari are dreptul de a actiona in justitie pe orice proprietar care se face vinovat de neplata cotelor de contributie la cheltuielile asociatiei de proprietari mai mult de 90 de zile de la termenul stabilit. Inaintea formularii unei actiunii in justitie, in principiu, Asociatia de proprietari transmite restantierului o Notificare de punere in intarziere privind plata datoriilor scadente.

In acord cu reglementarile de drept civil, notificarea de punere in intarziere va fi comunicata catre Asociatia de proprietari prin intermediul executorului judecatoresc sau prin alt mijloc care asigura dovada comunicarii (scrisoare cu confirmare de primire si continut declarat).

Intrucat transmiterea notificarii de punere in intarziere presupune prelucrarea unor date cu caracter personal, Asociatia de proprietari, in calitate de Operator de date cu caracter personal, va trebui sa identifice un temei legal de prelucrare, sa respecte drepturile persoanelor vizate privind prelucrarea acestor date si sa asigure masurile tehnice si organizatorice necesare asigurarii unei protectii adecvate datelor personale, in mod special cu privire la modalitatea de transmitere a acesteia.

Astfel, datele personale ce vor fi prelucrate, adica colectate, organizate, extrase, utilizate si divulgate de catre Asociatia de proprietari, pot viza urmatoarele aspecte:

• Numele si prenumele debitorului
• Adresa debitorului
• Cuantumul debitului
• Natura debitului datorat (cheltuieli fond de rulment, fond de reparatii etc.).

In momentul comunicarii notificarii de punere in intarziere catre debitor, Asociatia de proprietari trebuie sa asigure confidentialitatea continutului notificarii. Astfel, persoana

care va proceda la redactarea notificarii (administratorul/consilier juridic/Presedintele Asociatiei) trebuie sa pastreze confidentialitatea informatiilor referitoare la debitor, iar notificarea de punere in intarziere se va transmite obligatoriu intr-un plic sigiliat, prin serviciile de curierat.

Temeiul legal al prelucrarii datelor cu caracter personal in aceasta situatie va fi reprezentat de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului, intrucat dispozitiile art. 1521 C.Civ. stabilesc obligatia alternativa de punere in intarziere a debitorului de catre creditor. Totusi, trebuie sa aveti in vedere faptul ca prelucrarea unor date suplimentare celor care ar fi necesare punerii in intarziere a debitorului si dovedirii indeplinirii acestei obligatii, vor excede temeiului prevazut la
art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament. Astfel, in situatia introducerii in Notificarea de punere in intarziere a unor date cu caracter personal suplimentare, spre exemplu, date cu caracter personal speciale (cum ar fi CNP-ul), va fi necesar sa identificati un alt temei legal de prelucrare, cum ar fi cel prevazut de art. 9 alin. (2) lit. d) sau f) din Regulament.

In caz contrar, recomandam limitarea informatiilor cuprinse in cadrul notificarii de punere in intarziere la cele necesare indeplinirii obligatiei de punere in intarziere si probarii acestui aspect.

Introducerea actiunilor in justitie

Potrivit dispozitiilor art. 18 alin. (3) din H.G. nr. 1.588/2007, presedintele Asociatiei de proprietari reprezinta asociatia in relatiile cu tertii, inclusiv in actiunile initiate de asociatie impotriva unui proprietar care nu si-a indeplinit obligatiile fata de asociatie sau in procesele initiate de un proprietar care contesta o hotarare a adunarii generale a proprietarilor.

In cadrul unui litigiu derulat in fata instantelor de judecata romana, atat Asociatia de proprietari, cat si instantele de judecata vor fi operatori de date cu caracter personal ce prelucreaza o serie de date personale, unele cu caracter sensibil sau din categoria celor speciale.

Intr-un proces civil, actele procedurale intocmite de Asociatia de proprietari (cererea de chemare in judecata, intampinare, raspuns la intampinare, note scrise etc.) vor cuprinde o serie de date cu caracter personal, precum:

• Nume, prenume, domiciliul, resedinta persoanei fizice parte etc.
• Numele, prenumele, domiciliul, resedinta reprezentantului etc.
• Valoarea pretentiei
• Motivele cererii
• Semnatura.

Aceste informatii sunt obligatorii pentru orice tip de act procedural depus la instanta de judecata potrivit dispozitiilor art. 148 din Codul de procedura civila, astfel ca datele personale de mai sus, mentionate exemplificativ, vor fi prelucrate in temeiul dispozitiilor art. 6 alin. (1) lit c) din Regulament prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului. Daca printre datele mentionate in cuprinsul actului de procedura sunt indicate si date cu caracter personal sensibile, temeiul legal de prelucrare poate fi reprezentat de art. 9 alin. (2) lit. d) si/ f) din Regulament.

Cu toate acestea, retineti ca anumite acte de procedura, precum cererea de chemare in judecata sau intampinarea, au o reglementare expresa si proprie a formei.

Cererea de chemare in judecata

Actiunea depusa de catre Asociatia de proprietari trebuie sa indeplineasca conditiile prevazute de dispozitiile art. 194 CPC si sa contina urmatoarele date cu caracter personal:

• numele si prenumele, domiciliul sau resedinta partilor;
• codul numeric personal sau contul bancar al paratului, daca partile poseda ori li s-au atribuit aceste elemente de identificare potrivit legii, in masura in care acestea sunt cunoscute de reclamant. Dispozitiile art. 148 alin. (1) teza a II-a sunt aplicabile. Daca reclamantul locuieste in strainatate, va arata si domiciliul ales in Romania unde urmeaza sa i se faca toate comunicarile privind procesul;
• numele, prenumele si calitatea celui care reprezinta partea in proces, iar in cazul reprezentarii prin avocat, numele, prenumele acestuia si sediul profesional. Dispozitiile art. 148 alin. (1) teza a II-a sunt aplicabile in mod corespunzator. Dovada calitatii de reprezentant, in forma prevazuta la art. 151, se va alatura cererii;
• obiectul cererii si valoarea lui, dupa pretuirea reclamantului, atunci cand acesta este evaluabil in bani, precum si modul de calcul prin care s-a ajuns la determinarea acestei valori, cu indicarea inscrisurilor corespunzatoare. Pentru identificarea imobilelor se vor arata localitatea si judetul, strada si numarul, iar in lipsa, vecinatatile, etajul si apartamentul, precum si, cand imobilul este inscris in cartea funciara, numarul de carte funciara si numarul cadastral sau topografic, dupa caz. La cererea de chemare in judecata se va anexa extrasul de carte funciara, cu aratarea titularului inscris in cartea funciara, eliberat de biroul de cadastru si publicitate imobiliara in raza caruia este situat imobilul, iar in cazul in care imobilul nu este inscris in cartea funciara, se va anexa un certificat emis de acelasi birou, care atesta acest fapt;
• aratarea motivelor de fapt si de drept pe care se intemeiaza cererea;
• aratarea dovezilor pe care se sprijina fiecare capat de cerere. Cand dovada se face prin inscrisuri, se vor aplica, in mod corespunzator, dispozitiile art. 150. Cand reclamantul doreste sa isi dovedeasca cererea sau vreunul dintre capetele acesteia, prin interogatoriul paratului, va cere infatisarea in persoana a acestuia, daca paratul este o persoana fizica. In cazurile in care legea prevede ca paratul va raspunde in scris la interogatoriu, acesta va fi atasat cererii de chemare in judecata. Cand se va cere dovada cu martori, se vor arata numele, prenumele si adresa martorilor, dispozitiile art. 148 alin. (1) teza a II-a fiind aplicabile in mod corespunzator;
• semnatura.

Astfel, Asociatia de proprietari are obligatia sa asigure confidentialitatea, integritatea si securitatea datelor cu caracter personal cuprinse in cererea de chemare in judecata. Persoana care va redacta cererea la randul ei are aceeasi obligatie, precum si obligatia de a comunica cererea intr-un plic sigilat prin intermediul serviciilor postale sau de a o depune direct la Registratura instantei de judecata, astfel incat sa nu existe riscul ca informatiile sensibile sa fie divulgate in mod neautorizat catre o terta parte.

Prelucrarea datelor cu caracter personal obisnuite de catre Asociatia de proprietari cu ocazia intocmirii si transmiterii cererii de chemare in judecata se va efectua in baza dispozitiilor art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului. In privinta datelor cu caracter personal din categoria celor speciale (ex: copie buletin parat date personale biometrice intrucat contine poza persoanei, CNP) va trebui identificat un temei suplimentar, dintre cele inscrise la art. 9 alin. (2) din Regulament. Un astfel de temei va fi cel de la litera f) care prevede posibilitatea prelucrarii datelor daca prelucrarea este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta sau ori de cate ori instantele actioneaza in exercitiul functiei lor judiciare.