Telemunca - masuri tehnice si organizatorice

Potrivit art. 2 lit. a) din Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activitatii de telemunca, salariatul care isi desfasoara munca in regim de telemunca isi indeplineste atributiile specifice functiei, ocupatiei sau meseriei pe care o detine, in alt loc decat locul de munca organizat de angajator, cel putin o zi pe luna, folosind tehnologia informatiei si comunicatiilor.

La alegerea unui astfel de regim de munca se impune analizarea in detaliu, atat din punct de vedere tehnic, cat si din punctul de vedere al implicatiilor juridice si al eventualelor consecinte.

In acest sens este necesara o evaluare a impactului protectiei datelor cu caracter personal in cazurile in care operatiunile de prelucrare sunt susceptibile sa genereze un risc ridicat pentru drepturile si libertatile persoanelor fizice, in functie de originea, natura, specificitatea si gravitatea acestui risc. Rezultatul evaluarii ar trebui luat in considerare la stabilirea masurilor adecvate care trebuie implementate pentru a demonstra ca prelucrarea datelor cu caracter personal respecta principiile si cerintele GDPR.

Asadar, telesalariatului care isi desfasoara activitatea prin intermediul tehnologiei, trebuie sa indeplineasca anumite obligatii fata de dumneavoastra, si anume:

Este foarte important ca telesalariatii, si nu numai, sa fie instruiti in activitatea lor care implica prelucrari ale datelor cu caracter personal. In acest sens este necesar sa cunoasca foarte bine procedurile interne instituite la nivelul societatii, regulamentul intern, sa respecte intocmai fisa de post care trebuie sa contina prevederi cu privire la prelucrarile datelor cu caracter personal, precum si contractul individual de munca.

In situatia in care salariatii savarsesc o abatere de la dispozitiile Regulamentului, raspunderea in fata ANSPDCP apartine operatorului. Insa, pentru ca un operator sa fie absolvit de o eventuala atragere a raspunderii, el trebuie sa dovedeasca ca nu are nicio culpa. De aceea, el trebuie sa-si ia din timp toate masurile necesare.

Intreaga activitate a operatorului ar trebui sa fie atent procedurata, cu integrare atenta a cerintelor GDPR in procedurile de lucru existente deja. O structura arborescenta de proceduri ar fi binevenita in domeniul protectiei datelor cu caracter personal. In situatia in care activitatea telesalariatului nu se poate realiza conform procedurii salariatilor obisnuiti, recomandam inserarea in procedurile specifice aspecte cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de catre telesalariati.

O problema specifica in privinta celor care presteaza munca in regim mobil este geolocalizarea (data cu caracter personal) telesalariatilor. Asa cum am aratat, trebuie precizat locul/locurile desfasurarii activitatii de telemunca. In exercitarea controlului de catre angajator, suntem de parere ca geolocalizarea salariatilor este permisa, cu informarea lor prealabila si conservarea consimtamantului lor in acest sens, dar numai in timpul orelor de program.

Credem ca, in lumina jurisprudentei CEDO, geolocalizarea in afara orelor de program ar fi excesiva. Totusi, apreciem ca informatia cu privire la localizare poate fi stocata, in mod securizat, fara a fi consultata/procesata/difuzata, ea urmand sa fie accesata doar in caz de nevoie (de exemplu: furtul echipamentelor de lucru).

In ceea ce priveste celelalte aspecte, departamentul IT trebuie sa tina evidenta prelucrarilor de date personale efectuate de catre telesalariati, pe suport informatic (loguri). Bineinteles, evidenta trebuie sa fie prevazuta in procedura, impreuna cu locul stocarii, modalitatea stocarii, cine are acces la evidenta, in ce moment, cu ce justificare, cu ce aprobare, modalitatea de transmitere, precum si care este modalitatea de stergere a datelor personale extrase, dupa ce au fost utilizate si nu mai prezinta interes.

Nu in ultimul rand, din punct de vedere tehnic, datele cu caracter personal colectate de catre telesalariati, precum si imaginile (scan) documentelor care contin date cu caracter personal trebuie stocate (tehnic vorbind) criptat si in mod separat, iar drepturile de acces la acestea trebuie sa fie justificate si clarificate in procedura special instituita cu privire la protectia datelor cu caracter personal.