Supravegherea video la locul de munca: Justificarea masurilor si obligativitatea obtinerii acordului salariatilor

Angajatorul are obligatia sa ii informeze de salariati cu privire la instalarea unui sistem de supraveghere video la locul de munca, insa legea nu mentioneaza necesitatea unui acord al salariatilor in acest sens.

Cu toate acestea, angajatorul trebuie sa justifice, la nivelul societatii, care sunt interesele legitime in baza carora devine absolut necesara introducerea sistemelor de supraveghere video a spatiilor de lucru ale salariatilor.

Iata ce trebuie sa stie angajatorul care utilizeaza sau intentioneaza sa utilizeze camere de supraveghere video in spatiile de lucru ale angajatilor, pentru a fi in acord cu legea.

La art. 5 din Legea nr. 190/2018 privind masuri de punere in aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor) se prevad urmatoarele, cu privire la supravegherea video la locul de munca:

In cazul in care sunt utilizate sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicatii electronice si/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de munca, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajatilor, in scopul realizarii intereselor legitime urmarite de angajator, este permisa numai daca:
a) interesele legitime urmarite de angajator sunt temeinic justificate si prevaleaza asupra intereselor sau drepturilor si libertatilor persoanelor vizate;
b) angajatorul a realizat informarea prealabila obligatorie, completa si in mod explicit a angajatilor;
c) angajatorul a consultat sindicatul sau, dupa caz, reprezentantii angajatilor inainte de introducerea sistemelor de monitorizare;
d) alte forme si modalitati mai putin intruzive pentru atingerea scopului urmarit de angajator nu si-au dovedit anterior eficienta; si
e) durata de stocare a datelor cu caracter personal este proportionala cu scopul prelucrarii, dar nu mai mare de 30 de zile, cu exceptia situatiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate .

Avand in vedere aceste prevederi legale, in primul rand trebuie sa stabiliti, la nivelul societatii, care sunt interesele legitime in baza carora devine absolut necesara introducerea sistemelor de supraveghere video a spatiilor de lucru ale salariatilor.
Aceste interese legitime trebuie temeinic justificate, in sensul ca nu este suficient ca societatea sa identifice un scop obiectiv pentru supravegherea video (de ex.: asigurarea securitatii in incinta societatii sau a unor anumite zone sau informatii sensibile), ci trebuie sa dovediti cu argumente obiective ca acest scop al societatii este mai important decat interesul salariatului de a-i fi respectata intimitatea si de a nu-i fi prelucrate datele personale legate de imaginea sa. De asemenea trebuie sa aratati si faptul ca alte forme de supraveghere/verificare, mai putin intruzive, nu au fost eficiente pentru a atinge scopul urmarit de societate, astfel incat devine necesara introducerea sistemelor de supraveghere video a salariatilor.

De asemenea, inainte de introducerea sistemelor video de supraveghere trebuie sa consultati sindicatul sau reprezentantii salariatilor.

Legea nu prevede detalii insa, in opinia noastra, in cadrul acestei consultari, trebuie sa prezentati sindicatului sau reprezentantilor salariatilor cel putin analiza privind interesele legitime care ar justifica introducerea acestui sistem de supraveghere si masurile pe care le veti implementa pentru protectia datelor cu caracter personal (imaginea salariatilor si a vizitatorilor) prelucrare, stocare, stergere.
In opinia noastra, daca apelati la supraveghere video ar fi necesara si angajarea unui responsabil cu protectia datelor, persoana care are pregatire de specialitate, sau societate specializata in acest domeniu, care va va consilia cu privire la masurile pe care trebuie sa le implementati pentru asigurarea protectiei datelor cu caracter personal inregistrate de sistemele de supraveghere video.

Daca externalizati supravegherea video catre o societate autorizata sa desfasoare activitati in acest domeniu, atunci aceste aspecte le va putea gestiona respectiva firma.

Masuri de securitate, tehnice si organizatorice, adecvate pentru protejarea datelor personale colectate prin intermediul sistemului de supraveghere video, ar putea fi:

• Securizarea datelor;
• Restrictionarea accesului si stabilirea drepturilor de acces pe nivele (ce salariati au voie sa vizualizeze inregistrarile, sa stearga inregistrarile sau sa faca alte operatiuni referitiare la inregistrari - acesti salariati care au acces la datele din inregistrari ar trebuie sa aiba clauze speciale in contractele individuale de munca);
• Revizuirea periodica a drepturilor de acces la inregistrarile sistemului si implicit modificarea periodica a parolelor de acces;
• Evaluarea necesitatii si a proportionalitatii accesului continuu, de la distanta, la inregistrari;
• Elaborarea de politici adecvate privind protectia datelor prelucrate prin intermediul sistemului de supraveghere video;
• Instruirea periodica a personalului cu acces la sistemul de supraveghere video cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si aplicarea dispozitiilor de confidentialitate care sa vizeze in mod expres accesul la sistemul de supraveghere video;
• Verificarea periodica a retentiei datelor, astfel incat sa se asigure stocarea pentru maxim 30 de zile (30 de zile este perioada maxima prevazuta de lege);
• Realizarea un audit periodic privind masurile tehnice si organizatorice aplicate, pentru a va asigura ca acestea corespund prevederilor Regulamentului nr. 679/2016.
• Informarea salariatilor cu privire la instalarea camerelor de supraveghere video: ce trebuie sa contina

Legea nu mentioneaza necesitatea unui acord al salariatilor cu privire la supravegherea video a zonei de munca, insa este obligatorie pentru angajator informarea prealabila (deci inainte de instalarea sistemelor de supraveghere video) a tuturor salariatilor care vor fi supravegheati astfel.

O asemenea informare a salariatilor ar trebui sa contina cel putin urmatoarele rubrici:

1. Informatii despre interesul legitim al angajatorului si scopurile prelucrarii datelor privind imaginea salariatilor.
2. Modul in care sunt semnalizate zonele supravegheate video.
3. Categoriile de date prelucrate si locatiile ce sunt supuse monitorizarii video.
4. Cine are acces la datele cu caracter personal ale salariatilor supravegheati video (alti salariati ai angajatorului, firma de paza si protectie).
5. Unde se stocheaza datele cu caracter personal si perioada maxima de stocare.
6. Masurile de securitate, tehnice si organizatorice, implementate pentru protejarea datelor personale colectate prin intermediul sistemului de supraveghere video.
7. Drepturile persoanelor vizate (salariatii/vizitatorii supravegheati video): in conformitate cu dispozitiile Regulamentului nr. 679/2016 persoana vizata are urmatoarele drepturi: dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la stergerea datelor ( dreptul de a fi uitat ), dreptul la restrictionarea prelucrarii, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opozitie, dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata, inclusiv crearea de profiluri, dreptul la informare.
8. Modalitatea in care se pot exercita drepturile persoanelor vizate solutionarea cererilor/plangerilor.
9. Datele de contact ale responsabilului cu protectia datelor.
10. Date de contact ale Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, cu mentionarea informatiei ca aceasta este institutia careia salariatii ii pot adresa plangeri cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal (sediu: B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, Bucuresti, cod postal 0103336, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro).

Un alt aspect de care trebuie sa tineti seama este introducerea in Regulamentul intern a conditiilor in care se realizeaza aceasta supraveghere video.

Astfel, ar trebui mentionate cel putin urmatoarele aspecte: spatiile in care se realizeaza monitorizarea, interesul legitim al societatii pentru utilizarea acestui tip de supraveghere (asa cum am precizat mai sus, trebuie sa acordati o deosebita atentie acestui aspect, deoarece in lipsa demonstrarii unui interes legitim proportional cu masura de a monitoriza video salariatii, poate conduce la acordarea de amenzi consistente), termenul de pastrare a datelor (a inregistrarilor video), masurile de consultare si informare a salariatilor, modalitatile de semnalizare a spatiilor monitorizate, masuri de asigurare a protectiei sistemelor de stocare a imaginilor rezultate din monitorizarea video impotriva accesului neautorizat, stabilirea procedurii de semnalare a incalcarii securitatii datelor cu caracter personal.