Programarea medicala

Programarea necesara este necesara fluidizarii si ridicarii eficientei serviciilor medicale prestate, avand in vedere faptul ca medicii de familie trebuie sa previzioneze numarul de consultatii indeplinite intr-o zi, acestia neputand sa deconteze serviciile medicale prestate peste un anumit plafon impus de CNAS:

• pentru specialitati clinice, unui program de lucru de 7 ore/zi ii corespunde un numar de 28 de consultatii in medie pe zi (timp mediu/consultatie = 15 minute);
• pentru specialitatea psihiatrie, inclusiv pediatrica, unui program de lucru de 7 ore/zi ii corespunde un numar de 14 consultatii in medie pe zi (timp mediu/consultatie = 30 de minute);
• pentru specialitatea neurologie, inclusiv pediatrica, unui program de lucru de 7 ore/zi ii corespunde un numar de 21 de consultatii in medie pe zi (timp mediu/consultatie = 20 de minute).

Programarea se poate se poate face fie prin mijloace de comunicare la distanta (e-mail, telefon), fie prin deplasare la sediul cabinetului medical.

In vederea programarii unui pacient, cabinetele medicale pot prelucra date personale precum numele, prenumele, e-mail-ul sau numarul de telefon al pacientului. Aceste date cu caracter personal vor fi prelucrate intrucat sunt necesare acordarii asistentei medicale. Trebuie avut insa in vedere ca toate datele astfel prelucrate sa fie necesare in privinta indeplinirii scopului (realizarea unei programari). Operatorii trebuie sa stabileasca care dintre informatiile prelucrate le sunt necesare pentru programarea unei persoane (de exemplu: daca obtinerea prenumelui este suficienta sau este necesara si obtinerea numelui persoanei care se programeaza), astfel incat programarea sa se realizeze intr-o maniera cat mai putin intruziva pentru persoana vizata.

In ceea ce priveste programarile on-line/telefonice sau cele efectuate la sediul operatorului, avand in vedere ca persoana vizata-pacient este cea care doreste sa acceseze si sa beneficieze de servicii medicale, ati putea obtine consimtamantul scris al persoanei vizate pentru prelucrarea datelor in scopul programarii acesteia prin diverse modalitati.

In cadrul programarilor medicale este totodata posibil sa prelucrati date personale cu caracter special care privesc sanatatea unei persone, precum: zona afectata, leziunile vizibile, durerile existente. Aceste date sunt, de regula, folosite in vederea efectuarii unei programari la un anumit medic specialist din cadrul cabinetului medical, in cazul in care cabinetul/clinica medicala ar avea mai multe domenii de specialitate sau la un medic specialist extern. Intrucat datele personale prelucrate astfel fac parte din categoria celor speciale, este recomandat sa reduceti la minimum prelucrarea acestor categorii de date prelucrate, iar in cazul in care le prelucrati, acest lucru trebuie sa aiba un temei legal dintre cele prevazute la art. 9 alin. (2) din Regulament, precum cea de la litera h) prelucrarea este necesara in scopuri legate de gestionare a serviciilor de sanatate.

Ulterior efectuarii unei programari medicale, la momentul acordarii consultatiei medicale prelucrati de asemenea o serie de date personale cu caracter obisnuit sau special , necesare realizarii activitatii dumneavoastra sau indeplinirii obligatiilor legale din materie.

Cele dintai date personale prelucrate vor fi cele citite de pe cardul de sanatate. Acestea vor consta in informatii precum: numele, prenumele sau calitatea de asigurat, codul unic de identificare in sistemul de asigurari sociale de sanatate, numarul de identificare al cardului national de asigurari sociale de sanatate (CID), data nasterii, precum si informatiile medicale stocate in modulele de Urgenta, Istoric medical, Antecedente boli declarate de pacient, Documente medicale sau Date personale.

Cu toate acestea, accesarea anumitor module, precum Istoricul medical, Antecedentele declarate de pacient, Documentele medicale sau Datele

personale, va fi conditionata de consimtamantul pacientului, care trebuie obtinut in mod liber, cererea privind obtinerea consimtamantului fiind necesar a fi redactata intr-o forma inteligibila si usor accesibila, utilizand un limbaj clar si simplu, fiind specificate toate scopurile prelucrarii.

Astfel, apreciem ca in cazul in care pacientul permite accesul medicului curant la informatiile cuprinse in aplicatia pusa la dispozitie pe platforma CNAS (http://www.des-cnas.ro), aceasta imprejurare nu echivaleaza cu exprimarea unui consimtamant conform RGPD cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal. Acest din urma consimtamant trebuie acordat in conditiile art. 7 din Regulament.

In cazul obtinerii consimtamantului in mod legal, medicul curant va putea accesa dosarul medical prin utilizarea unui certificat autorizat, chiar si fara ca pacientul sa fie prezent, in cazul in care a optat in acest sens. Important de precizat este ca persoana vizata trebuie sa aiba dreptul de a-si retrage oricand consimtamantul, intr-o maniera la fel de simpla ca si acordarea acestuia.

Datele cu caracter personal vor putea fi prelucrate in vederea indeplinirii obligatiilor legale ce le revin furnizorilor de servicii medicale in temeiul Contractului-cadru incheiat, de a utiliza sistemul de raportare in timp real, de a utiliza platforma informatica de asigurari de sanatate si de folosi on-line sistemul national al cardului de asigurari sociale de sanatate din platforma informatica a asigurarilor de sanatate (art. 7 lit. l), n) si y) din H.G. nr. 140/2018).

Totodata, cabinetele medicale care au incheiat contracte cu CNAS vor avea obligatia transmiterii si pastrarii urmatoarelor date cu caracter personal, in principal, in vederea decontarii serviciilor medicale acordate:

• Date facturare: Transmiterea unei facturi electronice catre sistemul SIUI utilizand platforma informatica nationala de date cu caracter personal, in ceea ce priveste necesitatea introducerii numelui reprezentantului (medicul titular), celelalte date inscrise in factura electronica nefiind de interes potrivit reglementarilor RGPD (numele bancii, codul fiscal, cod casa de asigurari etc.)
• Date pacient: Cabinetele medicale au obligatia de raportare in timp real a activitatii zilnice realizate conform contractelor de furnizare de servicii medicale (art. 7 lit. l) din H.G. nr. 140/2018 pentru aprobarea pachetelor de servicii si a Contractului-cadru care reglementeaza conditiile acordarii asistentei medicale, a medicamentelor si a dispozitivelor medicale in cadrul sistemului de asigurari sociale de sanatate pentru anii 2018 2019 H.G. nr. 140/2018).

Spre exemplu, cabinetul medical transmite fisa pacientului in mod electronic catre casa de asigurari de sanatate. Aceasta fisa contine date cu caracter personal, precum: nume, prenume, codul CID al asiguratului, dieta, odihna persoanei, exercitiile fizice, consumul de cafea/tutun/alcool, bolile transmisibile, existenta unei proteze, bolile cronice ale pacientului, diagnosticul stabilit in urma consultatiei, recomandarile in urma consultatiei, detalii referitoare la imunizari la serviciile paraclinice etc. Transmiterea acestor date se va face in temeiul obligatiilor legale ale cabinetelor medicale (Furnizorii de servicii medicale au obligatia sa completeze si sa transmita datele pacientului in dosarul electronic de sanatate al acestuia art. 7 lit. o) din H.G. nr. 140/2018 pentru aprobarea pachetelor de servicii si a Contractului-cadru care reglementeaza conditiile acordarii asistentei medicale, a medicamentelor si a dispozitivelor medicale in cadrul sistemului de asigurari sociale de sanatate pentru anii 2018-2019), insa avand in vedere natura sensibila a datelor astfel transmise (date privitoare la sanatatea unei persoane) va trebui identificata si un temei legal dintre cele enumerate la art. 9 alin. (2) din Regulamentul (UE) 2016/679. Spre exemplu, prelucrarea este necesara in scopuri legate de gestionare a sistemelor si serviciilor de sanatate sau prelucrarea este necesara in scopuri statistice.

• Actualizarea listelor pacientilor: Cabinetele medicale-furnizori de servicii medicale au obligatia, potrivit dispozitiilor art. 7 lit. q) din H.G. nr. 140/2018, de a actualiza lista proprie cuprinzand persoanele inscrise ori de cate ori apar modificari in cuprinsul acesteia (prin transfer/inscriere) si de a comunica aceste modificari caselor de asigurari de sanatate, precum si de a actualiza lista proprie in functie de comunicarile transmise de casele de asigurari de

sanatate. Aceste date cu caracter personal vor fi prelucrate in vederea indeplinirii unei obligatii legale, si vor privi date precum: nume, prenume, CNP, adresa, date de contact ale persoanei vizate.

• Prescriptiile medicale online/Introducerea prescriptiilor medicale electronice offline (art. 7 lit. w) si x) din H.G. nr. 140/2018): Cabinetele medicale - furnizori de servicii medicale intocmesc prescriptia electronica sau au obligatia legala de a introduce toate prescriptiile medicale prescrise offline in termen de maximum 30 de zile calendaristice de la data prescrierii. Datele prelucrate vor consta in: nume, prenume pacient, CNP, CID, sex, data nasterii, oras, judet, adresa, categoria de asigurat, scurta descriere a problemei medicale si medicamentul prescris.
• Servicii medicale furnizate (art. 7 lit. y) si z) din H.G. nr. 140/2018): Cabinetele medicale au obligatia de a transmite in platforma informatica serviciile medicale acordate in vederea decontarii acestora.
• Activitati de suport: Potrivit dispozitiilor art. 77 alin. (1) lit. j) din Legea nr. 95/2006, cabinetele medicale realizeaza activitati de suport, in conditiile legii. Potrivit pct. 1.5 din H.G. nr. 140/2018, activitatile de suport sunt reprezentate de eliberarea documentelor medicale, ca urmare a actelor medicale proprii. Documentele medicale intocmite in cadrul activitatilor de suport sunt: acordarea concediului medical; eliberarea biletelor de trimitere; intocmirea prescriptiilor medicale; eliberarea adeverintelor medicale pentru copii in caz de imbolnavire; intocmirea actelor medicale necesare copiilor pentru care a fost stabilita o masura de protectie speciala, in conditiile legii; eliberarea adeverintelor medicale pentru inscrierea in colectivitate si emiterea avizelor epidemiologice pentru (re)intrare in colectivitate, conform prevederilor legale in vigoare; eliberarea certificatului medical constatator al decesului, cu exceptia situatiilor de suspiciune care necesita expertiza medico-legala, conform prevederilor legale, ca urmare a examinarii pentru constatarea decesului; eliberarea fisei medicale sintetice pentru copilul incadrat in grad de handicap sau care urmeaza sa fie incadrat in grad de handicap; adeverinta de incadrare in munca pentru someri beneficiari ai pachetului de baza.

Intocmirea si eliberarea documentelor medicale implica prelucrari ale datelor cu caracter personal apartinand pacientilor. Aceasta activitate poate avea ca temei legal de prelucrare existenta unei obligatii legale, de exemplu pentru eliberarea scrisorilor medicale, a biletelor de trimitere sau a prescriptiilor medicale (art. 7 lit. e), f) si g) din H.G. nr. 140/2018 de punere in aplicare a Contractului-cadru 2018-2019), precum si necesitarea asigurarii asistentei medicale.

Pentru activitatile de suport indeplinite care nu ar reprezenta obligatii legale pentru cabinetele medicale, ci una contractuala incheiata intre CNAS si cabinetele medicale sau de alta natura, va trebui identificat un alt temei legal pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, cum ar fi cel referitor la protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau cel privind indeplinirea unei sarcini care serveste unui interes public. Totodata, avand in vedere sensibilitatea unor informatii (de exemplu: cele referitoare la sanatatea persoanei), pe langa existenta unui temei de la art. 6 din Regulament, va trebui identificat si un temei legal de la art. 9 alin. (2) din Regulamentul (UE) 2016/679 in vederea efectuarii legale a unei astfel de prelucrari.

Important! Retineti faptul ca in Considerentul 91 din Regulament s-a stipulat faptul ca nu vor fi considerate operatiuni de prelucrare a datelor personale pe scara larga, acele prelucrari care privesc datele personale ale pacientilor sau pacientilor unui medic, avocat sau alt profesionist care isi desfasoara profesia in mod individual.