Procesul de recrutare si selectie. Cum este acesta afectat de Regulament?

Daca colectati date cu caracter personal cu prilejul unui proces de recrutare si selectie, GDPR se aplica. Spre exemplu, obtineti date cu caracter personal ca urmare a solicitarii completarii unui formular dintr-o aplicatie sau prin transmiterea unui CV prin e-mail.

Regulamentul nu urmareste sa impiedice derularea eficienta a procesului de recrutare, ci doreste asigurarea unui just echilibru intre prelucrarea datelor cu caracter personal ale solicitantului si respectarea dreptului sau la viata privata.

Regulamentului privind protectia datelor cu caracter personal instiga la o abordare transparenta. Solicitantii trebuie sa fie constienti in privinta datelor cu caracter personal colectate de catre dumneavoastra. De asemenea, acestia trebuie sa cunoasca in ce scop sunt sau vor fi utilizate. Este putin probabil ca o colectare ascunsa/oculta a datelor cu caracter personal ale unui solicitant sa fie justificata.

Daca colectati si folositi date cu caracter personal despre candidatii care aplica in vederea ocuparii unui loc de munca in cadrul societatii dumneavoastra, iata cum trebuie sa procedati:

• Asigurati-va ca, atunci cand plasati un anunt de recrutare, acesta identifica in mod corespunzator compania - candidatii trebuie sa stie pentru ce si unde aplica. Daca apelati la o agentie de recrutare, asigurati-va ca agentia se identifica in mod similar.
• Utilizati datele cu caracter personal pe care le colectati doar pentru procesul de recrutare sau selectie. Daca va ganditi sa folositi datele personale pentru orice alt scop diferit, precum adaugarea datelor personale ale acestora, nume si prenume, in lista de marketing a companiei dumneavoastra, trebuie sa explicati acest lucru in mod clar si sa obtineti consimtamantul candidatului.
• Asigurati-va de faptul ca personalul implicat in procesul de recrutare si selectie este constient de faptul ca regulile privind protectia datelor se aplica, motiv pentru care acestia ar trebui sa se ocupe de aceste date personale cu respectarea GDPR.
• Nu colectati mai multe date cu caracter personal decat aveti nevoie. In caz contrar, aceasta reprezinta o incalcare a regulilor privind protectia datelor personale, si anume colectarea datelor personale irelevante sau excesive. Proiectati-va formele aplicatiilor/formularelor si a oricaror documente tinand cont de acest principiu.
• Nu colectati de la toate persoanele care au aplicat date cu caracter personal suplimentare, in cazul in care aveti nevoie doar de datele cu caracter personal ale persoanei selectate, cum ar fi, detaliile contului bancar sau date de care aveti nevoie de la solicitantii care au aplicat pentru ocuparea unui loc de munca cu regim special, cum ar fi detalii privind eventuale sanctiuni aplicate pentru savarsirea unor anumite categorii de fapte.
• Pastrati datele cu caracter personal pe care le colectati in mod securizat; in mod normal, acestea nu ar trebui dezvaluite catre alte companii fara consimtamantul persoanei careia datele apartin.
• Solicitati informatii cu privire la cazierul judiciar doar daca acest lucru este justificat de specificul locului de munca pentru care recrutati.
• Daca aveti de gand sa verificati datele cu caracter personal oferite de o persoana, asigurati-va ca ei stiu cum va fi facut acest lucru si ce informatii vor fi verificate.
• In cazul in care aveti nevoie sa verificati informatii cu privire la eventuale condamnari penale, faceti acest lucru in baza unei autorizari legale. Asigurati-va ca aveti dreptul de a primi aceste date cu caracter personal si ca urmati procedurile aferente. Pastrati o evidenta in sensul ca a fost facuta o verificare satisfacatoare sau nu; nu pastrati date cu caracter personal detaliate.

Pastrati numai datele cu caracter personal obtinute ca urmare a procesului de recrutare atata timp cat acestea sunt prelucrate pentru un scop precis si daca sunt determinate de o nevoie reala si clara in pastrarea in continuare a acestor date cu caracter personal.