Monitorizarea angajatilor in cazul cercetarilor disciplinare

Monitorizarea angajatilor in cadrul cercetarilor disciplinare trebuie sa respecte legislatia muncii si normele privind protectia datelor cu caracter personal.

Astfel, angajatorii se afla intr-o situatie delicata pentru ca trebuie sa fie atenti atat la limitele legale ale supravegherii angajatilor vizati de cercetarea disciplinara, cat si la transparenta si corectitudinea intregului proces.

Mai intai, trebuie stabilit ca in Codul muncii este mentionat, sub sanctiunea nulitatii absolute, ca nicio masura, cu exceptia avertismentului, nu poate fi dispusa mai inainte de efectuarea unei cercetari disciplinare prealabile. In vederea desfasurarii cercetarii disciplinare prealabile, salariatul va fi convocat in scris de persoana imputernicita de catre angajator sa realizeze cercetarea, precizandu-se obiectul, data, ora si locul intrevederii. Neprezentarea salariatului la convocare fara un motiv obiectiv da dreptul angajatorului sa dispuna sanctionarea, fara efectuarea cercetarii disciplinare prealabile.

In cursul cercetarii disciplinare prealabile, salariatul are dreptul sa formuleze si sa sustina toate apararile in favoarea sa si sa ofere persoanei imputernicite sa realizeze cercetarea toate probele si motivatiile pe care le considera necesare, precum si dreptul sa fie asistat, la cererea sa, de catre un avocat sau de catre un reprezentant al sindicatului al carui membru este.

Masuri pentru monitorizarea angajatilor vizati de cercetari disciplinare.

Pentru a asigura o cercetare disciplinara corecta si conforma cu legislatia in vigoare, angajatorii trebuie sa adopte masuri clare si eficiente pentru monitorizarea angajatilor. Iata cateva masuri recomandate de specialisti:

• Evaluati si modificati procedurile disciplinare ale organizatiei si procedurile de reclamatie.
• Asigurati-va ca managerii sunt constienti de faptul ca drepturile de acces ale persoanelor vizate se aplica chiar daca raspunsul la o cerere poate avea un impact asupra unei investigatii disciplinare sau a unei plangeri sau asupra unor proceduri viitoare, cu exceptia cazului in care raspunsul ar putea prejudicia eventual o ancheta penala.
• Asigurati-va ca cei implicati in investigarea problemelor disciplinare sau a eventualelor nemultumiri sunt constienti ca nu trebuie sa adune informatii prin incalcarea legii.
• Asigurati-va ca inregistrarile utilizate in cursul procedurilor sunt de o calitate suficient de buna pentru a sustine orice concluzie care rezulta din acestea.
• Asigurati-va ca toate inregistrarile sunt pastrate in siguranta.
• Verificati daca afirmatiile neprejudiciabile au fost eliminate, cu exceptia cazului in care exista motive exceptionale pentru pastrarea unor inregistrari ale acestora.

Important! Angajatorii nu trebuie sa acceseze sau sa foloseasca informatiile pe care le pastreaza despre angajati doar pentru ca ar putea avea o relevanta pentru o investigatie disciplinara sau plangere, DACA accesul sau utilizarea ar fi:

• incompatibile cu scopul/scopurile pentru care au fost obtinute
• disproportionate fata de gravitatea chestiunii investigate.

Atentie! Persoanele din organizatie care sunt susceptibile sa efectueze investigatii trebuie sa fie constiente ca nu au un drept nelimitat de acces la toate informatiile detinute cu privire la angajatii supusi investigatiei.

De aceea este necesar ca angajatorul sa stabileasca un sistem care sa garanteze ca deciziile privind accesul justificat se va face in concordanta cu prevederile legii, precum si sa asigure proceduri clare cu privire la modul in care sunt gestionate sanctiunile disciplinare.