Lista documentelor obligatorii cerute de GDPR
Regulamentul general privind protectia datelor (GDPR) a generat deja numeroase controverse, iar una dintre cele mai mari este cu siguranta este aceea legata de documentele necesare conformarii. De exemplu, de multe ori vedeti companii care cred ca daca au o politica de confidentialitate si un formular de consimtamant pe website-ul lor este suficient; totusi, aceasta este doar o mica parte a documentelor care sunt solicitate pentru a fi in deplina conformitate cu GDPR.
Prin urmare, am creat o lista de cerinte privind documentatia GDPR pentru a va ajuta sa identificati toate documentele obligatorii intr-un singur loc. Retineti ca numele documentelor nu sunt impuse de GDPR, deci puteti utiliza si alte titluri/denumiri; aveti, de asemenea, posibilitatea de a combina unele dintre aceste documente.
Documentele si inregistrarile obligatorii cerute de GDPR
Iata documentele pe care trebuie sa le aveti in vedere daca doriti sa fiti in ntregime compatibili cu GDPR:
Prin urmare, am creat o lista de cerinte privind documentatia GDPR pentru a va ajuta sa identificati toate documentele obligatorii intr-un singur loc. Retineti ca numele documentelor nu sunt impuse de GDPR, deci puteti utiliza si alte titluri/denumiri; aveti, de asemenea, posibilitatea de a combina unele dintre aceste documente.
Documentele si inregistrarile obligatorii cerute de GDPR
Iata documentele pe care trebuie sa le aveti in vedere daca doriti sa fiti in ntregime compatibili cu GDPR:
- Politica de protectie a datelor personale (Art.24) - acesta este un document de nivel inalt pentru gestionarea datelor personale in cadrul companiei dvs., care defineste ce doriti sa obtineti si cum anume.
- Nota de informare privind confidentialitatea - Privacy Notice (Art.12, 13, si 14) - acest document (care poate fi publicat si pe website-ul dvs.) explica in mod simplu cum veti procesa datele personale ale clientilor, vizitatorilor website-ului dvs. si ale altor persoane.
- Nota de informare privind protectia datelor angajatilor (Art. 12, 13 si 14) - explica modul in care compania dvs. va procesa datele personale ale angajatilor dvs. (care ar putea include inregistrari medicale, dosare penale etc.).
- Politica de pastrare (retentie) a datelor (Art. 5, 13, 17 si 30) - descrie procesul de stabilire a duratei de pastrare a unui anumit tip de date cu caracter personal si modul in care acestea sunt distruse in conditii de siguranta.
- Evidentele activitatilor de prelucrare a datelor - Registrul (Art.30) - enumera toate datele cu caracter personal prelucrate la nivelul companiei si descrie durata de pastrare a fiecarui tip de date.
- Formularul de consimtamant pentru persoanele vizate (Art. 6, 7 si 9) - aceasta este modalitatea cea mai obisnuita de a obtine consimtamantul persoanei vizate in vederea prelucrarii datelor sale personale.
- Formularul de consimtamant parental (Art.8) - daca persoana vizata este sub varsta de 16 ani, atunci titularul raspunderii parintesti asupra copilului trebuie sa ofere consimtamantul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.
- Registrul DPIA- Data Protection Impact Assessment (Art.35) - aici veti inregistra toate rezultatele din evaluarea impactului asupra protectiei datelor personale.
- Acordul de prelucrare a datelor personale incheiat cu Persoana imputernicita de Operator- Procesatorul (Art.28, 32 si 82) - aveti nevoie de acest document pentru a reglementa protectia datelor cu un procesator sau orice alt furnizor.
- Procedura de notificare si de raspuns la incalcarea datelor cu caracter personal (Art.4, 33 si 34) - descrie ce trebuie facut inainte, in timpul si dupa o incalcare a securitatii datelor personale.
- Registrul de evidenta a incalcarii datelor (Art.33) - aici veti inregistra toate incalcarile datelor personale.
- Formularul de notificare a incalcarii datelor catre Autoritatea de Supraveghere (Art.33) - in cazul in care aveti o incalcare a datelor, va trebui sa informati Autoritatea de Supraveghere in mod oficial.
- Formularul de notificare a incalcarii datelor pentru persoanele vizate (Art. 34) - din nou, in cazul unei incalcari a datelor, veti avea obligatia neplacuta de a notifica persoanele vizate in mod oficial.
Documentele necesare in anumite conditii
Veti avea nevoie de urmatoarele documente in urmatoarele conditii/situatii:
- Fisa de post pentru Ofiterul/Responsabilul cu protectia datelor -DPO (Art.37, 38 si 39) - va trebui sa aveti un Responsabil cu protectia datelor (DPO) daca (a) prelucrarea este efectuata de o autoritate sau un organism public, cu exceptia instantelor care actioneaza in capacitatea lor judiciara; sau (b) activitatile de baza constau in operatiuni de prelucrare care necesita o monitorizare periodica si sistematica a persoanelor vizate la scara larga; sau (c) procesul de desfasurare a activitatilor de baza presupune o prelucrare pe scara larga a unor categorii speciale de date si date cu caracter personal referitoare la condamnari si infractiuni.
- Evidenta activitatilor de prelucrare (Art.30) - acest document este obligatoriu daca (a) compania are mai mult de 250 de angajati; sau (b) prelucrarea pe care compania o desfasoara este susceptibila sa genereze un risc pentru drepturile si libertatile persoanelor vizate; sau (c) prelucrarea nu este ocazionala; sau (d) prelucrarea include categorii speciale de date; sau (e) prelucrarea include date cu caracter personal privind condamnari si infractiuni.
- Clauze contractuale standard pentru transferul datelor cu caracter personal catre operatorii de date personale (Art.46) sunt obligatorii daca transferati date cu caracter personal unui operator din afara Spatiului Economic European (SEE) si va bazati pe clauzele model ca baza legala pentru transferurile de date transfrontaliere.
- Clauze contractuale standard pentru transferul de date personale catre procesatorii de date personale (Art.46) sunt obligatorii daca transferati date cu caracter personal unui procesator din afara Spatiului Economic European (SEE) si va bazati pe clauzele model ca baza legala pentru transferurile de date transfrontaliere.
Documente fara caracter obligatoriu
Iata documentele care nu sunt solicitate de GDPR. Cu toate acestea, ati putea gasi aceste tipuri de documente destul de utile daca doriti sa va mentineti conformarea cu GDPR, fara griji:
- Evaluarea gradului de conformare a companiei la cerintele GDPR- Chestionar Evaluare GDPR- aceasta evaluare este utila daca doriti sa aflati diferenta dintre ceea ce se aplica la nivelul companiei si ceea ce impune GDPR.
- Planul de proiect pentru respectarea GDPR este util daca sunteti o companie de dimensiuni medii sau mari si doriti sa stiti exact cine este responsabil pentru conformarea cu GDPR si a termenelor limita.
- Politica de protectie a datelor personale ale angajatilor (Art.24) - similara Politicii generale de protectie a datelor personale la nivelul companiei, dar aceasta se concentreaza in mod special asupra angajatilor dvs.
- Registrul privind Notele de informare Data Protection (Art.12, 13 si 14) - ar putea fi util daca ati publicat Note de Informare Data Protection in multe locuri si doriti sa aveti control asupra tuturor.
- Linii directoare/Ghiduri/Instructiuni pentru cartografierea activitatilor de inventariere si prelucrare a datelor (Art.30) In cazul in care probabil ca veti avea nevoie de un inventar al activitatilor de procesare, aceste linii directoare va vor ajuta sa completati acest document.
- Formularul de retragere a consimtamantului pentru persoanele vizate (Art.7) - document util atunci cand persoana vizata doreste sa-si retraga consimtamantul.
- Formularul de retragere a consimtamantului parental (Art.8) - document util daca aveti de-a face cu un copil cu varsta sub 16 ani .
- Procedura de solicitare a accesului la date (Art. 7, 15, 16, 17, 18, 20, 21 si 22) - va ajuta sa definiti cine face, ce anume si cand dvs. primiti aceasta solicitare.
- Formularul de solicitare a accesului persoanei vizate la date personale (Art.15) este util pentru persoana vizata dar si pentru dvs. sa gestionati eficient asemenea solicitari. Veti avea o imagine mai clara si completa cu privire la solicitarea persoanei vizate.
- Formularul de dezvaluire a datelor personale catre persoana vizata (Art.15) - veti sti exact ce informatii au fost trimise catre persoana vizata dupa primirea solicitarii de acces.
- Metodologia de evaluare a impactului protectiei datelor (Art.35) aceasta este probabil una dintre cele mai complexe sarcini din proiectul dvs. de conformitate cu GDPR.
- Procedura de transfer de date cu caracter personal transfrontalier (Art. 1, 44, 45, 46, 47 si 49) - veti gasi acest lucru util ca si un ghid daca transferati date personale in afara Spatiului Economic European.
- Chestionarul de conformare cu GDPR a Persoanelor Imputernicite/Procesatorilor (Art. 28 si 32) - veti gasi acest lucru extrem de util atunci cand efectuati un proces de due diligence in legatura cu un procesator.
- Documente care reglementeaza securitatea datelor cu caracter personal (Art. 32) - de ex. Politica de securitate IT, Politica de control al accesului, Procedurile de securitate pentru departamentul IT, Politica Bring Your Own Device (BYOD) si a dispozitivelor mobile, Politica Teleworking, Politica Clear Desk si Clear Screen, Politica de clasificare a informatiilor, Politica de anonimizare si pseudonimizare, Politica privind utilizarea criptarii, Planul de redresare in caz de dezastru, Procedura de audit intern, Internal Audit Checklist ISO 27001 - acestea sunt documente care va vor ajuta foarte mult sa protejati datele personale; cea mai usoara cale este de a folosi un ghid de standarde de securitate a informatiilor, cum ar fi ISO 27001.
Newsletter PortalProtectiaDatelor.ro
Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul PortalProtectiaDatelor.ro si primesti cadou Raportul special "Munca la domiciliu - Aspecte practice privind GDPR"!
Articole similare din categoria Analize si solutii GDPR
30Iul2024
Evidenta fondului de rulment, din perspectiva GDPR
de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton
30 Iul 2024
30Mai2024
Consimtamantul salariatilor pentru utilizarea datelor cu caracter personal: cand este necesar?
de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton
30 Mai 2024
28Feb2024
Siguranta datelor clientilor, din perspectiva GDPR
de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton
28 Feb 2024
31Ian2024
Fotografierea angajatilor nu incalca GDPR. Stocarea pozelor in baza de date a firmei, DA!
de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton
31 Ian 2024
22Feb2023
Siguranta datelor clientilor, din perspectiva GDPR: ce trebuie sa stii despre datele cu caracter personal
de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton
22 Feb 2023
25Feb2019
Abilitatile cyber security necesare pentru afacere
de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton
25 Feb 2019
Un produs marca 