Intermedierea de catre asociatia de proprietari a furnizarii serviciilor de utilitati publice
Potrivit dispozitiilor art. 87 alin. (1) din Legea nr. 196/2018, cheltuielile pe beneficiari reprezinta cheltuielile aferente serviciilor de care beneficiaza in mod individual proprietarii, toti sau in parte, gestionate financiar prin intermediul asociatiei de proprietari.
Informatiile cu caracter personal cuprinse in contractul de intermediere (precum datele personale ale reprezentantilor furnizorilor) vor fi prelucrate avand in vedere dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. b), c) si/sau art. 9 alin. (2) lit. d) din Regulament.
Dispozitiile art. 87 alin. (1) din Legea nr. 196/2018 stabilesc ca serviciul de intermediere din partea asociatiei de proprietari consta in:
Informatiile cu caracter personal cuprinse in contractul de intermediere (precum datele personale ale reprezentantilor furnizorilor) vor fi prelucrate avand in vedere dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. b), c) si/sau art. 9 alin. (2) lit. d) din Regulament.
Dispozitiile art. 87 alin. (1) din Legea nr. 196/2018 stabilesc ca serviciul de intermediere din partea asociatiei de proprietari consta in:
- repartizarea facturilor catre proprietari prin lista de plata lunara;
- incasarea si plata sumelor reprezentand contravaloarea consumului facturat;
- instiintarea furnizorului cu privire la debitori.
Aceste activitati presupun efectuarea unor operatiuni de prelucrare a datelor cu caracter personal, astfel ca vor avea ca temei legal conditia inscrisa la art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului.
Important! In situatia in care sunt furnizate si date cu caracter personal speciale catre furnizori, daca activitatea de prelucrare se intemeiaza pe dispozitiile art. 9 alin. (2) lit. d) din Regulament, comunicarea acestor categorii de date apartinand debitorilor trebuie sa aiba la baza consimtamantul explicit al acestora.
Apreciem faptul ca asociatia de proprietari si furnizorii de utilitati vor avea calitatea de operator de date cu caracter personal (furnizorul) persoana imputernicita (asociatia de proprietari). In acest sens, este necesar sa incheiati un acord/contract scris (asa cum prezentam mai jos) cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, care sa cuprinda instructiuni exprese din partea operatorului de date cu caracter personal si sa vizeze stabilirea intr-o maniera transparenta a responsabilitatilor fiecaruia in ceea ce priveste indeplinirea obligatiilor ce revin fiecaruia, in acord cu prevederile RGPD, in special cu privire la exercitarea drepturilor persoanei vizate si a indatoririlor fiecaruia de furnizare a informatiilor prevazute la art. 13 si 14 din Regulament.
Relatia operator persoana imputernicita de operator
Servicii de paza
Comitetul executiv angajeaza si demite personalul necesar, poate incheia si rezilia contracte cu persoane fizice/juridice in ceea ce priveste activitatea de administrare si intretinere a cladirii, a partilor comune de constructii/a instalatiilor, precum si pentru alte activitati conforme cu scopul asociatiei de proprietari: administrare, contabilitate, casierie, ingrijire, mecanica, instalatii etc. Angajarea personalului necesar asociatiei de proprietari se face de catre Comitetul executiv, reprezentat de presedinte, in conformitate cu prevederile legislatiei specifice in vigoare.
Astfel, o asociatie de proprietari va avea posibilitatea de a incheia un contract cu o firma de paza in vederea asigurarii unui climat de siguranta si ordine conform statului si regulamentului intern al asociatiei de proprietari.
In cadrul contractului incheiat cu firma de paza, asociatia de proprietari poate sa prevada o serie de atributii in sarcina acestora, ce vor presupune prelucrari ale datelor cu caracter personal, precum:
Important! In situatia in care sunt furnizate si date cu caracter personal speciale catre furnizori, daca activitatea de prelucrare se intemeiaza pe dispozitiile art. 9 alin. (2) lit. d) din Regulament, comunicarea acestor categorii de date apartinand debitorilor trebuie sa aiba la baza consimtamantul explicit al acestora.
Apreciem faptul ca asociatia de proprietari si furnizorii de utilitati vor avea calitatea de operator de date cu caracter personal (furnizorul) persoana imputernicita (asociatia de proprietari). In acest sens, este necesar sa incheiati un acord/contract scris (asa cum prezentam mai jos) cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, care sa cuprinda instructiuni exprese din partea operatorului de date cu caracter personal si sa vizeze stabilirea intr-o maniera transparenta a responsabilitatilor fiecaruia in ceea ce priveste indeplinirea obligatiilor ce revin fiecaruia, in acord cu prevederile RGPD, in special cu privire la exercitarea drepturilor persoanei vizate si a indatoririlor fiecaruia de furnizare a informatiilor prevazute la art. 13 si 14 din Regulament.
Relatia operator persoana imputernicita de operator
Servicii de paza
Comitetul executiv angajeaza si demite personalul necesar, poate incheia si rezilia contracte cu persoane fizice/juridice in ceea ce priveste activitatea de administrare si intretinere a cladirii, a partilor comune de constructii/a instalatiilor, precum si pentru alte activitati conforme cu scopul asociatiei de proprietari: administrare, contabilitate, casierie, ingrijire, mecanica, instalatii etc. Angajarea personalului necesar asociatiei de proprietari se face de catre Comitetul executiv, reprezentat de presedinte, in conformitate cu prevederile legislatiei specifice in vigoare.
Astfel, o asociatie de proprietari va avea posibilitatea de a incheia un contract cu o firma de paza in vederea asigurarii unui climat de siguranta si ordine conform statului si regulamentului intern al asociatiei de proprietari.
In cadrul contractului incheiat cu firma de paza, asociatia de proprietari poate sa prevada o serie de atributii in sarcina acestora, ce vor presupune prelucrari ale datelor cu caracter personal, precum:
- asigurarea pazei cladirii, a autovehiculelor din parcarea si a altor bunuri ale imobilului;
- monitorizarea intrarii/iesirii din cladire si impiedicarea intrarii persoanelor neautorizate;
- autorizarea accesului persoanelor straine pe baza de identificare si inscrierea datelor in registrul de acces persoane straine;
- informarea de urgenta a sefului pazei, a presedintelui asociatiei sau a unui membru al comitetului executiv despre orice eveniment de indisciplina sau de atentat la securitatea imobilului petrecut in timpul executarii serviciului, precum si despre masurile luate;
- in caz de incendii, dezastre naturale etc. actionarea pentru salvarea persoanelor si evacuarea bunurilor si valorilor;
- sesizarea politiei in legatura cu orice fapta de natura a prejudicia patrimoniul firmei si participarea la actiunile intreprinse de politie pentru prinderea infractorilor;
- in cazul infractiunilor flagrante sau al altor fapte ilicite, oprirea si predarea catre politie a faptuitorului, bunurilor sau valorilor care fac obiectul infractiunii;
- culegerea informatiilor legate despre incidentele petrecute in perimetrul imobilului, despre stadiul in care se afla desfasurarea unei actiuni in vederea intocmirii de rapoarte, procese-verbale, registre de evidenta etc.
- primirea zilnica a corespondentei si distribuirea acesteia catre secretariat;
- preluarea mesajelor externe (telefonic sau personal) dupa incheierea programului oficial de lucru al angajatilor asociatiei de proprietari si comunicarea lor a doua zi persoanelor in drept;
- executarea oricaror altor dispozitii date de superiorul ierarhic direct sau de supraordonatii acestuia in realizarea strategiilor pe termen scurt ale asociatiei de proprietari, in limitele respectarii temeiului legal.
Intrucat prelucrarea datelor cu caracter personal vor fi efectuate de catre paznic in numele si pe seama asociatiei de proprietari si pe baza instructiunilor date de aceasta, firma de paza contractata va fi o persoana imputernicita de catre operatorul asociatia de proprietari.
Astfel, trebuie respectate o serie de prevederi legale instituite de Regulamentul (UE) 2016/679 ce reglementeaza raporturile juridice dintre operator si persoana imputernicita de operator in materia protectiei datelor cu caracter personal.
Retineti faptul ca raspunderea principala pentru prelucrarile de date cu caracter personal revine asociatiei de proprietari in calitate de operator, astfel ca va trebui sa va asigurati ca toate prelucrarile de date personale efectuate de catre firma de paza au la baza un temei legal dintre cele regasite la art. 6 si art. 9 alin. (2) din Regulament. La randul ei, persoana imputernicita de operator va fi obligata sa respecte o serie de obligatii, precum respectarea instructiunilor primite, respectarea confidentialitatii informatiilor prelucrate sau adoptarea masurilor tehnice si organizatorice de securitate necesare acoperirii riscurilor existente la adresa drepturilor si libertatilor persoanelor vizate.
Servicii contabile
Dispozitiile art. 64 alin. (1) (4) prevad ca administrarea condominiului poate fi realizata de catre persoane fizice, persoane fizice autorizate, sau persoane juridice specializate, autorizate conform legii. Activitatea de administrare include activitati de administrare tehnica si intretinere a proprietatii comune, de contabilitate si de casierie. Orice alte activitati de administrare care nu sunt reglementate prin lege sau prin statutul asociatiei sunt conditionate de hotararea adunarii generale a asociatiei de proprietari. Administratorii sunt angajati pe baza de contract individual de munca sau contract de prestari servicii, cu respectarea prevederilor legale in vigoare.
In situatia in care asociatia de proprietari deleaga indeplinirea activitatii de contabilitate unui contabil autorizat, acesta din urma va raspunde de organizarea si conducerea contabilitatii.
Asadar, contabilul se va ocupa de tinerea, organizarea si actualizarea registrelor si tuturor documentelor financiar-contabile necesare respectarii prevederilor legale, iar datele personale vor fi prelucrate de catre contabil in numele operatorului (asociatia de proprietari) si potrivit instructiunilor exprese, situatie in care contabilul va avea calitatea de persoana imputernicita de operator.
Datele personale prelucrate de catre contabilul asociatiei de proprietari vor consta in :
Astfel, trebuie respectate o serie de prevederi legale instituite de Regulamentul (UE) 2016/679 ce reglementeaza raporturile juridice dintre operator si persoana imputernicita de operator in materia protectiei datelor cu caracter personal.
Retineti faptul ca raspunderea principala pentru prelucrarile de date cu caracter personal revine asociatiei de proprietari in calitate de operator, astfel ca va trebui sa va asigurati ca toate prelucrarile de date personale efectuate de catre firma de paza au la baza un temei legal dintre cele regasite la art. 6 si art. 9 alin. (2) din Regulament. La randul ei, persoana imputernicita de operator va fi obligata sa respecte o serie de obligatii, precum respectarea instructiunilor primite, respectarea confidentialitatii informatiilor prelucrate sau adoptarea masurilor tehnice si organizatorice de securitate necesare acoperirii riscurilor existente la adresa drepturilor si libertatilor persoanelor vizate.
Servicii contabile
Dispozitiile art. 64 alin. (1) (4) prevad ca administrarea condominiului poate fi realizata de catre persoane fizice, persoane fizice autorizate, sau persoane juridice specializate, autorizate conform legii. Activitatea de administrare include activitati de administrare tehnica si intretinere a proprietatii comune, de contabilitate si de casierie. Orice alte activitati de administrare care nu sunt reglementate prin lege sau prin statutul asociatiei sunt conditionate de hotararea adunarii generale a asociatiei de proprietari. Administratorii sunt angajati pe baza de contract individual de munca sau contract de prestari servicii, cu respectarea prevederilor legale in vigoare.
In situatia in care asociatia de proprietari deleaga indeplinirea activitatii de contabilitate unui contabil autorizat, acesta din urma va raspunde de organizarea si conducerea contabilitatii.
Asadar, contabilul se va ocupa de tinerea, organizarea si actualizarea registrelor si tuturor documentelor financiar-contabile necesare respectarii prevederilor legale, iar datele personale vor fi prelucrate de catre contabil in numele operatorului (asociatia de proprietari) si potrivit instructiunilor exprese, situatie in care contabilul va avea calitatea de persoana imputernicita de operator.
Datele personale prelucrate de catre contabilul asociatiei de proprietari vor consta in :
- numele si prenumele proprietarilor;
- numarul de apartament al proprietarilor;
- suprafata apartamentului;
- numarul de persoane care locuiesc in apartamente;
- restantele proprietarilor;
- numele si prenumele angajatilor si ale membrilor organelor de conducere;
- salariul angajatilor si al membrilor organelor de conducere etc.
Contractul dintre operator si persoana imputernicita:
Contractul incheiat intre operator si persoana imputernicita trebuie sa includa in mod obligatoriu urmatoarele aspecte:
Contractul incheiat intre operator si persoana imputernicita trebuie sa includa in mod obligatoriu urmatoarele aspecte:
- obiectul si durata prelucrarii;
- natura si scopul prelucrarii;
- tipul de date cu caracter personal si categoriile de persoane vizate; si
- obligatiile si drepturile operatorului de date.
Contractul incheiat intre operator si persoana imputernicita trebuie sa includa urmatoarele clauze obligatorii:
- persoana imputernicita trebuie sa actioneze numai pe baza instructiunilor operatorului (cu exceptia cazului in care legea o obliga sa actioneze in lipsa unor instructiuni);
- persoana imputernicita trebuie sa se asigure ca personalul care se ocupa de prelucrarea datelor respecta confidentialitatea (ex: prin incheierea unei clauze de confidentialitate sau includerea unei astfel de clauze in statutul persoanei imputernicite);
- persoana imputernicita trebuie sa ia masurile corespunzatoare pentru a asigura securitatea prelucrarii;
- persoana imputernicita are permisiunea de a angaja un sub-contractant persoana imputernicita cu acordul prealabil al operatorului si in baza unui contract scris;
- persoana imputernicita trebuie sa asiste operatorul de date in furnizarea accesului persoanelor vizate la datele lor, precum si sa permita persoanelor interesate sa-si exercite drepturile lor in conformitate cu RGPD;
- persoana imputernicita trebuie sa asiste operatorul de date in indeplinirea obligatiilor sale potrivit RGPD in legatura cu securitatea prelucrarii, notificarea incalcarilor si evaluarile de impact;
- persoana imputernicita trebuie sa stearga sau sa predea toate datele personale operatorului asa cum a solicitat la incheierea contractului;
- persoana imputernicita trebuie sa prezinte audituri si inspectii si sa furnizeze operatorului orice informatii are nevoie pentru a se asigura ca atat el, in calitate de operator, cat si persoana imputernicita indeplinesc obligatiile din articolul 28 RGPD, si trebuie sa anunte imediat operatorul daca se vede pus in situatia de a face ceva ce incalca RGPD sau alte reglementari in materie.
Ca o chestiune de buna practica, contractele:
- trebuie sa prevada ca nicio clauza contractuala nu poate deroga de la prevederile legale ce stabilesc raspunderea persoanei imputernicite conform RGPD; si
- reflecta orice indemnizatie convenita.
Newsletter PortalProtectiaDatelor.ro
Ramai la curent cu toate solutiile propuse de specialisti.
Aboneaza-te ACUM la Newsletterul PortalProtectiaDatelor.ro si primesti cadou Raportul special "Munca la domiciliu - Aspecte practice privind GDPR"!
Articole similare din categoria GDPR pentru asociatiile de proprietari
28Aug2024
Prelucrarea datelor in cazul Asociatiilor de proprietari: avantajele desemnarii unui DPO
de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton
28 Aug 2024
29Iul2019
Evidentele asociatiei de proprietari
de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton
29 Iul 2019
29Iul2019
Transmiterea somatiilor de plata
de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton
29 Iul 2019
22Iul2019
Clarificarea raporturilor dintre operatorii de date cu caracter personal si persoanele imputernicite de operatori
de Colectivul de Specialisti Rentrop&Straton
22 Iul 2019
Un produs marca 