Statele de salarii

Statul de salariu este un document financiar-contabil care se intocmeste lunar, ce trebuie sa se gaseasca in orice societate cu salariati si serveste ca:

Acesta se intocmeste intr-un exemplar sau in doua exemplare, dupa caz, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de evidenta a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord etc., a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale.

1. Completare

Statul de salarii se semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana desemnata special in acest sens care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii (de regula, contabilul societatii).

Retineti ca accesul la documentele ce contin date cu caracter personal trebuie sa fie limitat dor un numar minim de persoane sa le poata accesa, exclusiv in functie de necesitatile aferente scopului pentru care se intocmeste.

2. Circulatie

Referitor la circulatia statului de salarii, se remarca aspectele potrivit carora documentul circula:

De retinut ca transmiterea statelor de salarii intre diferitele compartimente ale societatii trebuie sa respecte cerintele GDPR.

3. Arhivare

Statul de salarii se arhiveaza, potrivit pct. 38 din O.M.F.P. nr. 2.634/2015 privind documentele financiar contabile, pe o perioada de 50 de ani:

Raportat la durata indelungata de timp in privinta caruia legea impune pastrarea lor, apreciem necesar a fi instituite masuri tehnice si organizatorice in vederea prevenirii pierderii, stergerii, alterarii in orice mod a documentelor.

4. Continut

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

De asemenea, statul de plata poate fi generat de un program informatic privind calculul salariilor. Astfel, daca aveti un soft pentru calculul salariilor, el va cuprinde la randul sau o modalitate de realizare si tiparire a unui stat de plata.

In acest caz, ar trebui sa se asigure ca transmiterea statelor de salarii prin e-mail sa se efectueze intr-un mod securizat cu parola catre toti angajatii, imediat dupa finalizarea calcului lunar.

De asemenea, atunci cand salariatii isi incaseaza salariul intr-un cont bancar, angajatorul trebuie sa transmita statele de salarii acesteia, in fisiere si dispozitive criptate, in vederea alimentarii cardurilor salariatilor.

In vederea asigurarii confidentialitatii datelor si informatiilor, precum si pentru pastrarea in siguranta a acestora, in cadrul activitatii curente a departamentului de salarizare trebuie sa fie avut in vedere un complex de masuri tehnice, informatice, organizatorice, logistice, proceduri si politici de securitate prin care sa se asigure nivelul minim de securitate prevazut de GDPR.

De asemenea, este necesar sa instituiti masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal impotriva distrugerilor accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, fiind necesar a fi desemnate persoane responsabile in acest sens.

Masurile tehnice si organizatorice pot fi orientate pe diverse directii de actiune, cum ar fi, spre exemplu: