GDPR in unitatile de invatamant. Intrebari, raspunsuri si solutii practice

Protectia datelor identificarea informatiilor pe care le unitatile de invatamant le detin

Elevii si studentii au dreptul de acces la informatiile personale. Ei pot face o cerere pentru a accesa informatiile personale pe care unitatile de invatamant le detin despre ei. Elevii -dar si parintii lor-, de asemenea, au dreptul de a avea acces la inregistrarile lor educationale.

Rezultatele examenului

Daca intentionati sa publicati rezultatele examenului, trebuie, in prealabil, sa informati elevii si studentii si sa obtineti consimtamantul expres in acest, in lipsa unui alt temei legal de prelucrare.

Publicarea rezultatelor examenului poate fi efectuata in moduri diverse, inclusiv afisarea listelor cu rezultate in locuri usor accesibile sau publicarea acestora in mass-media.

Regulamentul nr. 679/2016 nu interzice publicarea rezultatelor examenelor de catre unitatile de invatamant, spre exemplu, in presa locala, dar acestea trebuie sa actioneze transparent si corect atunci cand decid sa faca acest lucru si trebuie sa ia in serios preocuparile ridicate de aceasta chestiune.

Corectitudine

Datele cu caracter personal trebuie sa fie colectate in mod legal si transparent. Acest lucru inseamna ca elevilor si parintilor trebuie sa le fi fost comunicate:
- cum vor fi utilizate datele despre ei; si
- cine va avea acces la acestea.

Unitatile de invatamant ar trebui sa se asigure de faptul ca persoanele vizate sunt constiente despre faptul ca:
- rezultatele examenelor vor fi facute publice; si
- cum va fi facut acest lucru.

Aceste informatii ar trebui reiterate elevilor si parintilor la intervale regulate de timp, spre exemplu:
- la inceputul anului scolar; sau
- la fiecare examinare.

Furnizarea acestor informatii in mod regulat este deosebit de importanta in cazul unitatilor de invatamant cu un numar mare de elevi, iar acestea trebuie sa se asigure ca persoanele vizate vor sti despre acest lucru. De asemenea, va trebui explicat si modalitatea in care informatia va fi publicata. Spre exemplu, rezultatele vor fi listate:
- in ordine alfabetica; sau
- intr-o ordine graduala.

Retineti faptul ca unele persoane ar putea obiecta daca rezultatele sunt publicate in ordine graduala.

Obiectii

In principiu, unitatile de invatamant nu au nevoie de consimtamantul persoanelor vizate pentru publicarea rezultatelor examenelor. Dar publicarea acestora poate uneori cauza stres sau daune.

Unitatile de invatamant ar trebui ca intotdeauna:
- sa aiba in vedere orice obiectie inainte de a decide publicarea rezultatelor; si
- sa aiba un motiv legitim pentru a respinge obiectia unei persoane vizate.

GDPR nu prevede o varsta la care copilul poate solicita in mod independent ca rezultatele lor sa nu fie publicate. In situatia in care un copil face o asemenea solicitare, scolile ar trebui sa aiba in vedere:
- daca copilul doreste ca parintii/reprezentantii legali sa fie implicati; si
- daca copilul intelege care sunt implicatiile.

Efectuarea fotografiilor in scoli

GDPR nu interzice parintilor sau profesorilor sa efectueze fotografii cu prilejul unor anumite evenimente. Apreciem ca solicitarea permisiunii persoanei vizate ar fi in mod firesc suficienta pentru asigurarea conformitatii cu GDPR.

Fotografiile efectuate elevilor pentru uz oficial de catre unitatea de invatamant apreciem ca reprezinta situatii ce intra sub regimul de protectie instituit de GDPR. De asemenea, ca buna practica recomandam sa informatii elevii cu privire la ce reprezinta aceste fotografii/pentru ce sunt efectuate spre deosebire de fotografiile efectuate exclusiv pentru uz personal.

Exemple:

Uz personal
Un parinte face o fotografie copilului sau si altor colegi care participa la un eveniment scolar pentru albumul foto al familiei sau bunicii copilului sunt invitati la un eveniment de acelasi tip organizat la scoala si doresc sa il filmeze. Aceste fotografii sunt efectuate in scop personal, iar GDPR nu se aplica in privinta lor.

Uz oficial al unitatii de invatamant
Fotografii ale elevilor sau studentilor sunt efectuate pentru afisarea lor pe culoarele de trecere. Aceste imagini sunt susceptibile de a fi stocate electronic cu alte date personale, iar cerintele si principiile GDPR se aplica.

Un grup mic de elevi sunt fotografiati in timpul unei lectii de stiinta si fotografiile urmeaza sa fie utilizate in afise/anunturi/brosuri etc. de catre unitatea de invatamant, date cu caracter personal care intra sub incidenta GDPR, pentru utilizarea carora este necesar ca elevii/reprezentantii legali ai acestora sa fie constienti de acest lucru si contextul in care vor fi folosite.

Uz media
O fotografie este luata de un ziar local al unei scoli la o ceremonie de premii. Atata timp cat scoala a fost de acord cu aceasta, si copiii sau tutorii lor sunt constienti ca fotografiile cu cei prezenti la ceremonie pot sa apara in ziar, apreciem ca acest lucru nu va incalca GDPR.

Stiati ca: Unitatile de invatamant solicita chiar si documente medicale in vederea mentinerii unui climat sanatos la nivel de grupa/clasa pentru evitarea degradarii starii de sanatate a celorlalti beneficiari directi din colectivitate. Regasim aceasta obligatie in cuprinsul contractului educational care se incheie intre unitatea de invatamant si reprezentantul legal al copilului. Datele personale privind sanatatea trebuie sa beneficieze de o protectie sporita, conform RGPD. Sfera persoanelor catre care se transmit astfel de date trebuie sa fie restransa, pentru a se respecta si dreptul la viata privata.

Exista obligatia desemnarii unui Responsabil cu protectia datelor cu caracter personal (DPO) in unitatile de invatamant?

Da, conform GDPR, unitatile de invatamant trebuie sa desemneze un DPO fiind vorba despre o autoritate publica sau organism public. De asemenea, datele elevilor prelucrate de unitatile de invatamant sunt efectuate pe scara larga in mod sistematic.

Este acordul parintilor intotdeauna necesar atunci cand colectarea sau prelucrarea datelor cu caracter personal vizeaza copiii?

GDPR contine noi prevederi menite a spori protectia datelor personale ale copiilor, in special, in privinta informarilor si a consimtamantului parintilor pentru serviciile online oferite copiilor.

Articolul 8 impune anumite conditii pentru consimtamant in cazul copiilor, dar nu impune necesitatea consimtamantului parintilor in fiecare caz. Alte baze legale pot fi in continuare disponibile.

Articolul 8 se aplica numai atunci cand operatorul de date cu caracter personal:
- este o organizatie ce ofera servicii informationale in mod direct unui copil; si
- doreste sa se bazeze pe temeiul legal al prelucrarii privind consimtamantul.

Astfel, in cazul in care serviciile informationale sunt intr-adevar destinate a fi folosite de parinti sau daca operatorul se bazeaza pe un temei legal diferit, cum ar fi interesul legitim, art. 8 din GDPR nu se va aplica.

Portabilitatea datelor se aplica unitatilor de invatamant si va exista tehnica necesara pentru respectarea acestui drept?

Dreptul la portabilitatea datelor cu caracter personal se aplica doar in cazul in care:
- datele cu caracter personal au fost furnizate de catre persoana vizata operatorului de date cu caracter personal;
- in cazul in care prelucrarea se bazeaza pe consimtamantul persoanei vizate sau pe necesitatea executarii unui contract;
- prelucrarea este efectuata prin mijloace automate.

Acest drept nu se aplica datelor cu caracter personal prelucrate cu ajutorul altor baze legale de prelucrare.

Concluzie

Asigurati-va ca elevii si personalul unitatii de invatamant inteleg valoarea si importanta datelor lor cu caracter personal. In acest sens, puteti intocmi materiale de comunicare pentru a ajuta in transmiterea mesajelor.