Evidenta fondului de rulment, din perspectiva GDPR

In scopul asigurarii sumelor necesare pentru plati curente, asociatia de proprietari este obligata sa stabileasca cuantumul si cota de participare a proprietarilor la constituirea fondului de rulment.

Fondul de rulment se stabileste astfel incat sa poata acoperi cheltuielile curente ale condominiului la nivelul unei luni calendaristice. Stabilirea cuantumului se face prin echivalare cu suma care a fost necesara pentru acoperirea cheltuielilor lunare inregistrate de asociatia de proprietari in anul anterior, la nivelul lunii cu cheltuielile cele mai mari, majorate cu rata inflatiei, iar in cazurile asociatiilor de proprietari nou-infiintate, prin aproximarea acestuia cu fondul de rulment stabilit la alte asociatii de proprietari echivalente ca marime.

Pentru incasarea fondului de rulment, casierul asociatiei de proprietari elibereaza chitanta personalizata separata. Si aceasta chitanta va cuprinde la randul ei date cu caracter personal, precum suma primita, numele si prenumele platitorului, numele prenumele si semnatura casierului etc.

Pe de-o parte, datele personale privitoare la platitor vor fi prelucrate avand in vedere dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament - prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obliga ii legale in sarcina operatorului, iar in ceea ce priveste datele personale referitoare la casier, ele vor fi prelucrate in baza dispozitiilor art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulament - prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract la care persoana vizata este parte - contractul de munca.

Acesta va cuprinde date personale precum:

• numarul de apartament;
• suprafata utila;
• cota-parte indiviza;
• numarul si data documentului de stabilire/incasare/restituire;
• explicatii;
• suma stabilita/incasata/restituita;
• soldul.

Aceste date cu caracter personal vor fi prelucrate avand la baza prevederile art. 6 alin. (1) lit.c) din Regulamentul UE 2016/679 - prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului - aceea de completare si tinere a evidentei sumelor ce constituie fondul de rulment.

Cu toate acestea, in situatia in care operatorul - asociatia de proprietari - modifica forma documentului ce tine evidenta fondului evidenta fondului de rulment, in sensul prelucrarii si a altor categorii de date cu caracter personal decat cele necesare din punct de vedere legal, atunci temeiul prelucrarii va fi reprezentat spre exemplu, fie de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament, in conditiile in care aceste modificari vizeaza conformarea cu o alta obligatie legala - prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului, fie de dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. f) din RGPD - prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de operator sau de o parte terta, cu exceptia cazului in care prevaleaza interesele sau drepturile si libertatile fundamentale ale persoanei vizate, care necesita protejarea datelor cu caracter personal.

Potrivit dispozitiilor art. 72 alin. (5) din Legea nr. 196/2018, fondul de rulment incasat se restituie la transmiterea dreptului de proprietate, daca prin actele translative de proprietate nu se stipuleaza altfel.

Aceasta restituire va fi inscrisa in evidenta sumelor fondului de rulment, prelucrarea datelor cu caracter personal in contextul expus efectuandu-se in temeiul dispozitiilor art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament - prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului.