Ce obligatii avem in timpul controlului?

Textul legal prevede o serie de obligatii ale entitatii controlate, deosebit de importante, intinderea si aplicarea carora trebuie intelese corect:

a) sa permita personalului de control, fara intarziere, inceperea si derularea investigatiei si sa asigure suportul necesar personalului de control. Fara excese de zel!

b) sa asigure accesul personalului de control in incintele in care isi desfasoara activitatea, la orice echipament, mijloc sau suport de prelucrare/stocare a datelor, in vederea efectuarii verificarilor necesare desfasurarii investigatiei, inclusiv la cele care pot fi accesate la distanta;

c) sa puna la dispozitia personalului de control orice informatii si documente, indiferent de suportul de stocare, necesare desfasurarii investigatiei, inclusiv copii de pe acestea;

d) sa puna la dispozitia ANSPDCP documentele solicitate, certificate pentru conformitate cu originalul;

e) sa furnizeze intr-o forma completa documentele, informatiile, inregistrarile si evidentele solicitate, precum si orice lamuriri necesare, fara a putea opune caracterul confidential al acestora, in conditiile legii;

f) sa permita personalului de control utilizarea echipamentelor de inregistrare si stocare audio-video/foto ori de cate ori echipa de control considera ca este necesar in cadrul derularii activitatii de control;

g) sa asigure integritatea sigiliilor aplicate pana la ridicarea acestora de catre personalul de control. In cazul inlaturarii sau distrugerii sigiliilor, personalul de control va proceda potrivit prevederilor art. 61 din Codul de procedura penala in vederea sesizarii organelor de cercetare penala cu privire la savarsirea infractiunii de rupere de sigilii, prevazute de art. 260 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificarile si completarile ulterioare. Fapta se pedepseste cu pana la 2 ani privatiune de liberate.

Aceste obligatii trebuie cunoscute de toti membrii de conducere si de toti salariatii, si luate foarte in serios, caci nerespectarea lor va putea atrage:
agravarea la individualizarea sanctiunii, spre maximul amenzii;
va putea atrage raspunderea penala (de exemplu, ruperea sigiliilor, distrugererea probelor, coruperea martorilor in vederea influentarii depozitiilor etc.);

ANSPDCP poate dispune, prin decizia presedintelui, aplicarea unei amenzi cominatorii de pana la 3.000 de lei pentru fiecare zi de intarziere in cazul refuzului tacit sau expres de furnizare a tuturor informatiilor si documentelor solicitate in cadrul procedurii de investigatie ori in cazul refuzului de supunere la investigatie, potrivit legii. Decizia presedintelui ANSPDCP constituie titlu executoriu.

Pregatirea speciala cu privire la procedurile de desfasurare a investigatiilor, drepturile si obligatiile membrilor din conducerea soccietatii si a salariatilor in timpul controlului, simulari si proceduri interne speciale de conduita in timpul investigatiilor, intocmirea Listei scurte de persoane care trebuie contactate etc. sunt masuri obligatorii pe care societatea trebuie sa le implementeze si actualizeze cel putin o data pe an. Stabiliti in calendarul societatii o zi pe an in care sa se desfasoare trainingul salariatilor (noi si vechi, deopotriva) si actualizati procedurile cu asistenta DPO si a echipei de avocati specializati. In cursul acestor pregatiri se vor prezenta studii de caz concrete si se vor stabili responsabilitatile (amenda fisele postului, dupa caz anual).

Salariatii, in special cei implicati in prelucrarea datelor, trebuie sa fie pregatiti si sa isi insuseasca foarte bine aceste obligatii legale si intinderile lor. Un salariat intrat in panica poate recurge la distrugerea unor acte in timpul controlului poate sterge fisiere sau e-mail-uri, pe care le considera incriminatorii. Este o masura pe cat de disperata, pe atat de imprudenta, caci autoritatea poate reconstitui sau identifica urme ale fisierelor distruse prin expertizare tehnica de specialitate, sau sa detina deja copii de la controale efectuate la parteneri, sau chiar de la alti salariati care au facut sesizarea.
Astfel incat, o astfel de masura nesabuita nu doar ca nu va ajuta cu nimic societatea, ci, dimpotriva, va putea atrage sanctiunea maxima si va putea duce la aplicarea amenzilor cominatorii.