Aspecte sensibile cu privire la monitorizarea angajatilor. Exemple concrete

Monitorizarea legala a angajatilor, conform Legislatiei muncii si normelor GDPR in vigoare, este un subiect sensibil atat pentru angajatori (care vor sa stie, de exemplu, cum si cat din timpul de lucru este irosit), cat si pentru salariati (care vor sa stie daca le sunt respectate drepturile).

Important: Orice monitorizare trebuie facuta legal si adecvat! Altfel, oricand, angajatorul poate fi tras la raspundere pentru incalcarea drepturilor angajatilor sai. Fie de forurile abilitate cu verificarea respectarii cadrului legal, fie chiar de catre salariatii nemultumiti.

Pentru a avea angajati eficienti, motivati si care isi respecta indatoririle in timpul programului de lucru, se impune efectuarea unei monitorizari inteligente, in limitele permise de lege!

Cum poate fi monitorizat un angajat?

In randurile de mai jos explicam, in cateva cuvinte, cum poate fi monitorizat un angajat, astfel incat sa nu fie incalcata legislatia in vigoare.

Atentie: Angajatul, de cand intra pe usa companiei si pana cand pleaca, trebuie sa constientizeze ca cineva il urmareste fiecare pas, evident, in ideea constructiva de a creste profitul companiei. Tehnologia a avansat, iar monitorizarea este simpla si rentabila optimizeaza costurile si confirma anumite suspiciuni.

Printre cele mai frecvente modalitati de monitorizare a angajatilor enumeram:

• Monitorizare PC in calculatorul de la munca se poate instala un soft pentru monitorizarea tuturor activitatilor online si offline, pentru ca firma sa poata tina cont de eficienta la locul de munca a angajatilor. Pentru angajator e simplu. Imediat dupa instalarea programului, angajatul este supravegheat la fiecare miscare. Angajatorul poate afla ora la care angajatul a ajuns la munca, cat a lucrat pentru sarcina actuala, cat a conversat pe retelele de socializare etc. Toate datele sunt primite sub forma de rapoarte, prin e-mail si pot reprezenta chiar motive de concediere
• Monitorizarea telefonului de serviciu Anumite servicii oferite de companiile de telefonie mobila pot furniza informatii despre pozitia geografica a angajatilor.
• Monitorizare GPS atat angajatii cat si autovehiculele pot fi cu usurinta monitorizate prin GPS, pentru a optimiza activitatea la locul de munca sau pentru executarea contractului individual de munca. Softul de monitorizare a angajatilor prin GPS poate depasi portiera autovehiculului si poate ajunge pana la telefonul de serviciu.
• Monitorizare routere Wi-Fi se aplica si la locul de munca aceasta practica. Chiar daca angajatul si-a permis telefonul personal inteligent, dar se conecteaza la reteaua Wi-Fi a angajatorului acesta poate fi monitorizat. Anumite routere wireless pot oferi un istoric al navigarilor pentru fiecare utilizator in parte, consumul de internet (upload/download), precum si numarul de sesiuni.
• Monitorizare biometrica pentru acces si pontaj (si nu numai), anumite firme pot implementa tehnologii ce scaneaza si analizeaza angajatii in functie de mai multi algoritmi: amprenta, fata, iris, retina, semnatura, termograma, voce etc. Exista analize atat de performante incat un comportament anormal este imediat semnalat.

In mod specific, Legea de implementare a GDPR adauga anumite garantii impotriva eventualului abuz al unui angajator prin furnizarea unui numar de preconditii pentru monitorizarea angajatilor prin intermediul comunicatiilor electronice si/sau supravegherii video. Aceste conditii prealabile sunt cumulative si trebuie sa fie bine documentate.

Conform art. 5 din Legea nr. 190/2018: In cazul in care sunt utilizate sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicatii electronice si/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de munca, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajatilor, in scopul realizarii intereselor legitime urmarite de angajator, este permisa numai daca :
a) interesele legitime urmarite de angajator sunt temeinic justificate si prevaleaza asupra intereselor sau drepturilor si libertatilor persoanelor vizate;
b) angajatorul a realizat informarea prealabila obligatorie, completa si in mod explicit a angajatilor;
c) angajatorul a consultat sindicatul sau, dupa caz reprezentantii angajatilor inainte de introducerea sistemelor de monitorizare;
d) alte forme si modalitati mai putin intruzive pentru atingerea scopului urmarit de angajator nu si-au dovedit anterior eficienta;
e) durata de stocare a datelor cu caracter personal este proportionala cu scopul prelucrarii, dar nu mai mare de 30 de zile, cu exceptia situatiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate.

IMPORTANT! In esenta, angajatorii pot apela la monitorizarea salariatilor numai atunci cand acest lucru este important pentru companie, precum si in cazul in care conditiile sus-mentionate sunt intrunite in mod cumulativ. Asa cum se indica in Legea nr. 190/2018, monitorizarea angajatilor trebuie discutata in prealabil, astfel incat lucrurile sa fie cat se poate de clare.